Le choix de votre logiciel de gestion ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) peut causer une certaine appréhension. À bien des égards, c’est un projet de transformation – un moment de pivot au cours duquel votre organisation va devoir s’adapter pour relever des défis et saisir des opportunités, à mesure que vont croître les attentes. Comme lors de la transition vers une économie numérique il y a une dizaine d’années, il conviendra d’adopter une approche systémique pour choisir le bon logiciel de gestion ESG. Ce guide vise à vous fournir des éclairages pédagogiques et des conseils pratiques pour rédiger le bon RFP (Request for proposal, ou Appel d’offre) en fonction des besoins de votre organisation.
Rédiger un appel d’offres percutant pour un logiciel de gestion ESG
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Tout d’abord, que recherchez-vous exactement ?
Avant d’aborder les subtilités de la rédaction de votre appel d’offres, il est important d’identifier les besoins et les priorités particulières de votre organisation en matière de gestion ESG. Les entreprises se trouvent souvent à des stades différents dans leur parcours de développement durable, et le fait de savoir où vous vous situez peut influencer de manière significative votre choix de plateforme ESG.
Gestion du carbone
Si votre objectif principal est de mesurer et de gérer votre empreinte carbone, vous êtes peut-être à la recherche d’une plateforme dédiée à la gestion du carbone. Ces plateformes sont spécialisées dans le suivi et la réduction des émissions de gaz à effet de serre et fournissent des outils robustes pour la comptabilisation et la déclaration des émissions de carbone.
Si c’est le cas, jetez un coup d’œil à notre guide des appels d’offres pour les logiciels de gestion du carbone.
Gestion ESG
En revanche, si vous recherchez une solution de gestion ESG plus large, vous aurez besoin d’une plateforme qui englobe un éventail plus large de facteurs de durabilité, au-delà du seul carbone. Ces plateformes offrent des fonctions complètes de gestion des indicateurs sociaux et de gouvernance, ainsi que des indicateurs environnementaux.
En clarifiant vos objectifs dès le départ, vous rationaliserez le processus d’appel d’offres et vous serez à même de choisir une plateforme ’répondant aux buts et aux objectifs de votre organisation.
Établir le champ ’d’activité de votre entreprise
’Le champ d’activités de votre entreprise, sa taille et sa structure influenceront également le choix de votre fournisseur. Voici deux facteurs clés à prendre en considération.
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La taille et la structure de l’entreprise : il s’agit de vos bureaux, de vos filiales ou franchises et, surtout, de votre chaîne d’approvisionnement. Il peut être utile de cartographier chacun de ces éléments clés et la manière dont ils interagissent les uns avec les autres.
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Juridiction et exigences réglementaires : il est important de connaître les exigences réglementaires de chacune des juridictions dans lesquelles vous exercez votre activité. Voici un utile de certaines des lois sur le climat à connaître résumé.
Trois axes de réflexion avant de commencer à rédiger votre appel d’offres
Avant de vous lancer dans la rédaction de votre appel d’offres pour une plateforme ESG, penchez-vous sur les trois axes de réflexion suivants afin de garantir une mise en œuvre réussie :
Évaluer les capacités et les compétences : déterminez si votre équipe possède les capacités et les compétences nécessaires pour gérer la plateforme de manière indépendante. Tenez compte de facteurs tels que la facilité d’utilisation de la plateforme, l’expertise technique de votre équipe et les ressources disponibles pour sa mise en œuvre et sa maintenance.
Réunir les bonnes personnes autour de la table : Assurez-vous que les bonnes parties prenantes sont impliquées dans le processus de demande de proposition (RFP). Rassembler une expertise diversifiée – des équipes de durabilité aux experts en informatique et aux cadres supérieurs – garantit une évaluation complète du logiciel.
Tenir compte de la stabilité et de l’adaptabilité des fournisseurs : évaluez la stabilité et la viabilité à long terme des fournisseurs potentiels. Recherchez des partenaires qui ont fait leurs preuves en matière de fiabilité et d’évolutivité, afin de s’assurer qu’ils peuvent s’adapter à l’évolution de vos besoins. En outre, privilégiez les fournisseurs qui se tiennent au courant de l’évolution de la législation et des normes, afin de garantir la conformité et ’l’intégration des meilleures pratiques du secteur.
En priorisant ces axes de réflexion avant de rédiger votre appel d’offres, vous jetterez les bases ’de la mise en œuvre réussie de la plateforme ESG afin qu’elle réponde aux besoins actuels et futurs de votre organisation.
20 domaines d’intérêt pour votre guide d’appel d’offres
1. Collecte des données :
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Quels mécanismes le logiciel utilise-t-il pour la collecte des données ?
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Peut-il traiter des indicateurs à la fois quantitatifs et qualitatifs ?
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Comment le logiciel recueille-t-il les données par le biais de différentes méthodes (par exemple, saisie manuelle, importations, enquêtes, systèmes tiers) ?
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Comment assure-t-il la qualité des données et garantit-il leur exactitude et leur fiabilité ?
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Le logiciel dispose-t-il de fonctions de validation et de vérification des données ?
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Le logiciel est-il en mesure d’importer des données historiques provenant de périodes de déclaration antérieures ?
Explication :
Ces questions permettent d’évaluer la capacité du logiciel à traiter divers types de données et à garantir l’intégrité des données, ce qui est essentiel pour l’exactitude des rapports ESG. Car un projet de transformation ESG implique d’énormes quantités de données – à la fois financières et extra-financières ! Notez que si vous disposez d’une équipe informatique, l’utilisation d’une API est probablement la meilleure option pour la collecte de données. Mais il se peut que vous préfériez une importation manuelle au format CSV. Il convient également de s’informer sur les outils utilisés pour l’importation des données et de vérifier si la saisie des données par plusieurs utilisateurs est autorisée.
Si des enquêtes sont utilisées pour la collecte des données, posez ces questions pour comprendre comment elles sont menées :
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les modèles d’enquête fournis permettent-ils de collecter des données de manière efficace, simple et intuitive ?
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Pouvez-vous télécharger vos propres modèles si vous le souhaitez ?
2. Gestion des données environnementales :
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Le logiciel permet-il de calculer l’empreinte carbone et d’établir des rapports pour les ’émissions Scope 1, 2 et 3 ?
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Comment le logiciel gère-t-il les calculs d’émissions ? Dispose-t-il d’une bibliothèque de facteurs d’émissions ?
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Le logiciel peut-il prendre en charge les calculs d’émissions basés sur le marché et le site ?
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Le logiciel peut-il calculer les émissions ’Scope 3.1 ? Quelles sont les différentes méthodes de calcul (par exemple, estimations des émissions, calcul basé sur les dépenses, calcul basé sur les activités) ?
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Peut-il suivre et rendre compte d’autres paramètres environnementaux tels que ’la consommation d’eau et la gestion des déchets ?
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Offre-t-il de l’autonomie en matière de téléchargement et de gestion des données ?
Ces questions permettent d’évaluer la capacité du logiciel à gérer des paramètres environnementaux essentiels, en particulier les émissions de carbone.
Il est important de demander à votre fournisseur potentiel quelles sont les méthodologies qu’il emploie afin de vérifier si elles sont adaptées à votre niveau de maturité des données. Nous présentons ci-dessous les quatre principales méthodologies.
3. Gestion des données sociales et de gouvernance :
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Comment le logiciel gère-t-il les paramètres sociaux et de gouvernance, tels que la diversité et l’inclusion, les normes de travail et la gouvernance d’entreprise ?
Explication :
Les indicateurs sociaux se concentrent sur des aspects qualitatifs tels que les pratiques de travail, la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI), et l’engagement communautaire. Les indicateurs de gouvernance comprennent la diversité du conseil d’administration, la rémunération des dirigeants, l’éthique et la conformité. Disposer d’un outil qui intègre de manière transparente les mesures de l’impact environnemental avec les mesures sociales et de gouvernance est essentiel pour les entreprises qui cherchent à consolider les rapports ESG, en garantissant une approche holistique et des pratiques rationalisées.
4. Évaluation de la matérialité et gestion des performances :
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Comment le logiciel facilite-t-il l’importation des résultats de l’évaluation de la matérialité ?
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Fournit-il des outils pour définir, gérer et suivre les objectifs et les performances de développement durable ?
Explication :
L’évaluation de la matérialité est essentielle pour identifier et hiérarchiser les questions ESG pertinentes pour vos activités et vos parties prenantes. L’efficacité du fournisseur potentiel à mener des évaluations de matérialité détermine sa capacité à rationaliser l’importation de données, à catégoriser les informations et à fournir des informations complètes sur les indicateurs ESG.
En évaluant les capacités du logiciel dans ces domaines, vous pouvez vous assurer d’un soutien optimal pour une prise de décision éclairée et l’élaboration d’une stratégie en vue d’atteindre vos objectifs.
Pour en savoir plus sur l’évaluation de la matérialité, cliquez ici.
5. Capacités d’établissement de rapports :
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Le logiciel respecte-t-il les normes actuelles et futures en matière de rapports ESG ?
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Le logiciel peut-il fournir des tableaux de bord personnalisables pour les déclarations volontaires et réglementées ?
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Le logiciel est-il capable de générer des rapports ESG à différents niveaux hiérarchiques, permettant des vues à la fois consolidées et détaillées de la performance et de la conformité ?
Explication :
D’importants changements réglementaires sont en train de remodeler ’les pratiques de déclaration ESG. Les principaux centres économiques – le Royaume-Uni, l’Union européenne et les États-Unis – ont pris les devants en introduisant de nouvelles réglementations visant à normaliser les pratiques en matière ’de rapports. Les principales publications sont les suivantes :
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Directive sur le reporting de durabilité des entreprises (CSRD)
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Règlement sur la publication d’informations relatives à la finance durable (SFDR)
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U.S. Securities and Exchange Commission (SEC)
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Conseil international des normes de durabilité (ISSB)
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Carbon Disclosure Project (CDP)
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Global Reporting Initiative (GRI)
Les questions ci-dessus permettent de s’assurer que le logiciel choisi est conforme aux normes en vigueur et qu’il peut s’adapter aux différentes exigences en matière de reporting.
6. Gestion des initiatives en matière de développement durable :
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Le logiciel propose-t-il des outils de gestion des initiatives de développement durable ?
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Peut-il utiliser des simulations pour sélectionner les initiatives ayant le plus grand impact positif ?
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Offre-t-il la possibilité de suivre l’efficacité des initiatives ?
Explication :
Le succès de vos activités de durabilité réside dans votre compréhension de là où elles sont susceptibles d’avoir le plus d’impact – et être capable de prévoir différents scénarios est essentiel. Avoir la capacité de simuler et de suivre les initiatives peut vous aider à optimiser vos efforts et à atteindre vos objectifs.
7. Données et analyses en temps réel :
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Le logiciel fournit-il des analyses de données et des informations en temps réel ?
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Comment aide-t-il à la prise de décision grâce à des données ESG en temps réel ?
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Fournit-il des tableaux de bord personnalisés pour le suivi des performances ESG ?
Explication :
Ces questions permettent d’évaluer la capacité du fournisseur potentiel à améliorer la prise de décision grâce à l’analyse des données en temps réel.
Si votre organisation compte de nombreuses entités ou si vous travaillez avec un vaste réseau de fournisseurs, il est important d’avoir une vue d’ensemble de l’empreinte carbone générée par chaque élément de votre chaîne de valeur. Cela vous permettra de visualiser vos facteurs d’émissions principaux et de comprendre où votre activité de réduction est susceptible d’avoir le plus d’impact.
Demandez à votre fournisseur potentiel s’il peut vous proposer une carte organisationnelle de vos unités commerciales, départements, zones géographiques et fournisseurs. Offre-t-il une certaine souplesse lorsqu’il s’agit de structurer la hiérarchie de vos données de manière à ce que vous puissiez les visualiser sous différentes perspectives ?
8. Engagement des parties prenantes :
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Le logiciel facilite-t-il l’engagement et le retour d’information des parties prenantes dans le processus de reporting ESG ?
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Comment permet-il de rendre compte aux différents groupes de parties prenantes (investisseurs, régulateurs, public) ?
Explication :
Les fonctions de rapport et de tableau de bord sont essentielles pour mesurer et comprendre l’empreinte carbone de votre entreprise et les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs climatiques.
Voici quelques points sur lesquels vous pourriez vouloir vous renseigner, notamment si les rapports produits par votre fournisseur potentiel sont basés sur la science, dynamiques et peuvent être filtrés pour différents périodes et ensembles de données. La plateforme vous permet-elle de définir facilement votre année de référence et votre objectif de réduction ?
9. Interface et expérience utilisateur :
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L’interface du logiciel est-elle conviviale ?
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Offre-t-il des tableaux de bord et une visualisation personnalisables ?
Explication :
Une interface conviviale, intuitive et facile à parcourir peut faciliter l’utilisation du logiciel pour vos collaborateurs. Cela permet d’’augmenter les taux d’’adoption et de s’’assurer que tous les membres de votre ’entreprise contribuent aux efforts de gestion du carbone. Outre les questions relatives à l’interface utilisateur et à la convivialité, vérifiez le processus d’intégration et la disponibilité d’une équipe de service client dédiée à ’contacter si vous avez besoin d’assistance.
10. Configurabilité et flexibilité :
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Le logiciel peut-il être adapté à vos besoins spécifiques en matière de processus et de rapports ESG ?
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Permet-il de créer des indicateurs personnalisés adaptés à votre activité ?
Explication :
Ces questions portent sur la capacité du fournisseur à s’aligner sur les besoins et les mesures uniques de votre organisation en matière de reporting ESG.
Par exemple, pour la mesure des émissions, demandez au fournisseur potentiel ’s’il est possible d’incorporer des facteurs d’émissions personnalisés ou locaux. Ceux-ci permettent de calculer l’empreinte carbone avec plus de précision. Les régions et les secteurs d’activité ont des niveaux d’intensité carbone différents pour leur consommation d’énergie et de matériaux, et l’utilisation de facteurs d’émissions génériques peut entraîner une surestimation ou une sous-estimation des émissions.
11. Intégration et évolutivité :
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Dans quelle mesure le logiciel peut-il s’intégrer à l’infrastructure informatique existante ?
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Peut-il intégrer des données provenant de divers systèmes internes (ERP, RH, etc.) ?
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Le logiciel peut-il s’adapter à de grands volumes de données ?
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Le logiciel peut-il exporter des données dans différents formats en fonction des besoins (par exemple, Excel, PDF) ?
Explication :
Ces questions portent sur la capacité du logiciel à s’aligner sur les technologies existantes au sein de votre organisation, afin de garantir un processus d’intégration harmonieux et de minimiser les difficultés éventuelles lors de la mise en œuvre. La capacité d’intégrer des données provenant de divers systèmes internes est essentielle pour obtenir une vue d’ensemble de vos indicateurs ESG, facilitant ainsi une prise de décision plus éclairée.
12. La sécurité :
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Quel est le niveau de sécurité des données offert par le logiciel ?
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Le logiciel est-il certifié SOC 2 et conforme à la norme ISO 27001 ?
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Quels sont les plans de reprise après sinistre et de continuité des activités du logiciel ?
Explication :
La gestion des données ESG implique la collecte, le stockage et le traitement de données sensibles telles que ’’la consommation d’énergie, les données sur les émissions et les informations financières. Ces données doivent rester confidentielles et sécurisées afin de protéger votre propriété intellectuelle et d’empêcher tout accès non autorisé ou toute violation.
Si votre fournisseur potentiel est certifié SOC 2 ou ISO 27001, ’’il prend au sérieux la confidentialité et la sécurité des données. Ces deux normes sont reconnues au niveau international et fournissent des cadres pour la gestion de la sécurité de l’information.
En fonction de votre juridiction, il convient également de s’interroger sur la conformité du fournisseur avec les réglementations en matière de données, telles que le RGPD.
Expérience et assistance des clients :
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Quelle est l’expérience du fournisseur dans le domaine ESG ?
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Quel type d’assistance à la clientèle et de formation le fournisseur propose-t-il?
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Comment le fournisseur soutient-il le processus d’intégration et de formation ?
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Le fournisseur fournit-il des études de cas ou des références d’organisations similaires utilisant le logiciel ?
Explication :
Il est important de comprendre le niveau de support offert par le fournisseur pour une mise en œuvre fluide et une utilisation continue. Renseignez-vous sur le processus d’intégration et la disponibilité du support client. Pour évaluer la compatibilité, envisagez de discuter avec d’anciens clients pour connaître leurs expériences, leurs résultats, leurs défis et leurs idées. Les fournisseurs de qualité faciliteront volontiers de telles connexions. Demandez également si votre fournisseur potentiel propose des opportunités d’apprentissage en ligne pour votre équipe sur des sujets ESG clés.
14. Stratégie produit :
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Quelle est la stratégie du fournisseur pour les développements et mises à jour futurs ?
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Comment le fournisseur se tient-il au courant de l’évolution des normes et des exigences ESG ?
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Le fournisseur prévoit-il d’intégrer l’IA et l’apprentissage automatique dans la plateforme ?
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Offre-t-il des mécanismes de retour d’information permettant aux utilisateurs de suggérer des améliorations ?
Explication :
Comme nous l’avons mentionné dans l’introduction, il est important de trouver un logiciel qui résistera à l’épreuve du temps et qui s’adaptera aux activités de votre entreprise. C’est pourquoi il est utile de poser des questions ouvertes sur la stratégie produit et sur sa conformité avec des réglementations en constante évolution.
Certaines des meilleures solutions sur le marché utilisent la puissance de l’IA pour rationaliser les processus de collecte de données, faire des suggestions sur les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les émissions et améliorer votre performance ESG – c’est pourquoi cette question est tout à fait légitime.
15. Pistes d’audits et données historiques :
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Le logiciel conserve-t-il une piste d’’audit pour les modifications de données ?
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Peut-il faciliter les ‘audits externes avec une assurance raisonnable ?
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Comment gère-t-il les données ESG historiques pour l’analyse des tendances à long terme ?
Explication :
Le fait de disposer de données vérifiables peut aider votre entreprise à démontrer son action en faveur du climat aux consultants, aux auditeurs et aux contrôleurs. Il est particulièrement intéressant de vérifier si le fournisseur propose un profil dédié aux auditeurs et, s’il dispose d’une fonctionnalité d’audit, si elle est validée par une tierce partie externe.
16. Déploiement dans le nuage :
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Le logiciel est-il déployé sur un nuage public (par exemple, AWS) ?
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Offre-t-il un accès et une collaboration multi-entités ?
Explication :
Ces questions permettent de comprendre comment les fonctions de déploiement et d’accessibilité du logiciel s’alignent sur les besoins de votre organisation. ’Il convient d’une part de déterminer si le logiciel est hébergé sur un cloud public comme AWS, qui peut offrir une plus grande évolutivité et une meilleure fiabilité. D’autre part, il est important d’évaluer si le logiciel permet un accès et une collaboration multi-entités, permettant un travail d’équipe efficace et une gestion rationalisée des données ESG adaptée à vos besoins spécifiques.
17. Gestion des utilisateurs et contrôle d’accès :
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Comment le logiciel gère-t-il les rôles et les autorisations des utilisateurs ?
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Permet-il de personnaliser les contrôles d’accès en fonction des rôles et des responsabilités ?
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Peut-il se connecter à un répertoire actif pour mettre à jour la liste des utilisateurs ?
Explication :
Différents utilisateurs au sein de votre entreprise ou de votre chaîne de valeur peuvent avoir besoin de différents niveaux d’accès à vos données ESG, et il est important de s’assurer que ces autorisations sont contrôlées et gérées efficacement pour protéger les informations sensibles.
C’est pourquoi il est utile de demander quels types de rôles et d’autorisations sont disponibles au sein de la plateforme du fournisseur, et comment ils sont définis et gérés. Vous pouvez également vous renseigner sur l’authentification multifactorielle ou d’autres mesures de sécurité afin de garantir la sécurité et la protection de l’accès des utilisateurs.
18. Assistance technique et maintenance :
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Quelles sont les heures d’ouverture et les délais de réponse de l’assistance technique ?
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Quelle est la fréquence des mises à jour du logiciel ?
Explication :
Ces questions permettent de s’assurer que le logiciel offre une assistance technique fiable et une maintenance régulière pour le bon fonctionnement du logiciel.
19. Prix :
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Quelles sont les options de licence et de service pour le logiciel ?
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Y a-t-il des frais supplémentaires pour les mises à jour ou la configuration du logiciel ?
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Comment le logiciel contribue-t-il au retour sur investissement en termes d’amélioration de la performance ESG ?
Explication :
Une bonne compréhension des options de licence et de service vous donnera une idée claire de l’investissement initial et des dépenses permanentes associées au logiciel. En outre, en vous renseignant sur les éventuels coûts supplémentaires liés aux mises à jour ou aux configurations, vous éviterez les imprévus budgétaires.
L’évaluation de la contribution du logiciel au retour sur investissement (RSI) en termes d’amélioration de la performance ESG vous aide à mesurer la proposition de valeur à long terme et à prendre des décisions éclairées en accord avec votre planification budgétaire et vos objectifs financiers.
20. Partenariats :
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Quels sont les partenaires de conseil en logiciels ?
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Les partenaires sont-ils formés et certifiés pour la mise en œuvre du logiciel ?
Explication :
Certains fournisseurs de logiciels ESG établissent des partenariats avec des partenaires externes pour soutenir la mise en œuvre du logiciel ou pour offrir des solutions plus adaptées pour la mise en œuvre d’une stratégie ESG solide pour votre organisation – n’oubliez pas que c’est un projet de données et de transformation majeur pour votre entreprise. Il vaut la peine de se renseigner sur l’expérience et l’expertise de ces partenaires pour vérifier si leurs services correspondent aux besoins de votre organisation.
Une note sur l’IA – Amélioration du délai de rentabilisation
L’IA peut alléger la charge de la gestion des données ESG, offrant des capacités avancées pour traiter rapidement et avec précision de vastes quantités de données. Elle peut également rationaliser les processus d’analyse et de reporting, et finalement améliorer la prise de décision, favorisant ainsi des progrès significatifs vers les objectifs de durabilité de votre entreprise. C’est pourquoi il vaut toujours la peine de demander comment elle est adoptée par votre fournisseur potentiel – et quels sont leurs projets futurs pour son utilisation.
Votre premier pas ’dans votre parcours ESG pérenne
La rédaction d’un appel d’offres pour une plateforme de gestion ESG peut être la première étape d’un parcours de durabilité simple et fluide pour votre organisation. Commencez par évaluer le statu quo de votre entreprise – y compris vos objectifs en matière de développement durable, vos systèmes de données existants ainsi que les capacités et les compétences de votre équipe. N’oubliez pas d’évaluer ’’l’évolutivité des solutions des fournisseurs potentiels et donnez la priorité à ceux capables de démontrer leur stabilité et leur adaptabilité.
Nous espérons que nos conseils vous aideront à rédiger un appel d’offres complet qui définira clairement vos attentes, attirera les bons fournisseurs et vous aidera à sélectionner le meilleur partenaire pour vous aider à atteindre vos objectifs ESG.
Découvrez comment Sweep peut vous aider
Sweep est une plateforme de gestion du carbone et des données ESG qui permet aux entreprises d’atteindre leurs objectifs en matière de développement durable.
