Sweep et ses affiliés organisent divers événements, séminaires, webinaires et conférences (« Événements ») de temps à autre pour éduquer et provoquer des discussions parmi ses clients, prospects, organismes industriels et toute personne intéressée (« Participant ») sur divers sujets au cœur des activités de Sweep.
Cet avis de confidentialité fournit au Participant des informations sur la manière dont Sweep utilise les données personnelles du Participant lors de son inscription et de sa participation à un Événement organisé par Sweep. Il complète la Politique de Traitement des Données Personnelles de Sweep publiée sur le site Web de Sweep, disponible ICI.
Inscription à un Événement
Pour assister à un Événement, le Participant doit s’inscrire selon les termes mentionnés dans l’invitation à l’Événement.
Données traitées par Sweep pour l’inscription
Lorsque le Participant s’inscrit pour participer à un Événement, il consent à partager les informations suivantes :
- Nom complet du Participant,
- Adresse e-mail,
- Image de l’avatar,
- Titre professionnel et rôle au sein d’une entreprise,
- Toutes exigences alimentaires (si applicable).
Photos et vidéos enregistrées pendant l’Événement
Pendant l’Événement, Sweep peut photographier et filmer l’Événement qui sera utilisé pour commercialiser nos produits et/ou services et pour promouvoir les événements futurs. Ce faisant, Sweep peut traiter l’image du Participant. Sweep informera le Participant et recueillera son consentement par tous les moyens, par exemple dans l’invitation et sur des panneaux à l’entrée de l’Événement. Si le Participant ne souhaite pas être photographié ou filmé lors d’un Événement, il doit contacter Sweep à events@sweep.net. Dans la mesure du possible, Sweep fournira des zones sans photo et sans film pour les participants qui ne souhaitent pas être photographiés.
Objectif du traitement
Les données collectées par Sweep lors du processus d’inscription seront traitées aux fins suivantes :
- Réserver une place pour le Participant à l’Événement, comme demandé par le Participant;
- Fournir au Participant des informations sur l’Événement, telles que des mises à jour, des changements possibles, des annulations ou des informations similaires;
- Pour l’administration générale et l’organisation des Événements de Sweep, par exemple pour contacter le Participant avec des informations sur un événement ou une conférence auquel le Participant participe ou assiste, car Sweep doit utiliser les détails du Participant pour la planification et la logistique, facturer le Participant (si applicable), fournir des services au Participant en relation avec l’Événement, et l’administration générale de la participation du Participant à l’Événement;
- Remplir et surveiller les responsabilités légales de Sweep, par exemple, en vertu de la législation sur la sécurité publique;
- Conformément aux préférences du Participant, communiquer avec le Participant au sujet d’autres événements, nouvelles et services fournis par Sweep (par exemple des webinaires en ligne ou des événements);
- Demander au Participant des commentaires ou une évaluation après un Événement auquel il a assisté;
- Partager les coordonnées du Participant avec les partenaires logistiques de Sweep pour la gestion de l’Événement;
- Évaluer l’activité des Participants lors des Événements de Sweep;
- Filmer et photographier l’Événement qui sera utilisé pour commercialiser les services de Sweep et pour promouvoir les événements futurs sur le site Web de Sweep, les réseaux sociaux et dans les matériaux marketing;
- Améliorer les services, le marketing, les relations avec les clients et les expériences de Sweep; et
- Planifier de meilleurs événements futurs et l’expérience des Participants.
Base légale du traitement
Sweep n’utilisera vos données personnelles que lorsqu’elle y est autorisée par la loi, le plus souvent sur les bases suivantes :
- Consentement préalable du Participant,
- Exécution du contrat conclu entre Sweep et le Participant,
- Intérêts légitimes du Participant,
- Conformité à une obligation légale.
Dans la mesure où le Participant peut fournir à Sweep des données personnelles considérées comme sensibles (par exemple en rapport avec un handicap, des allergies ou d’autres exigences alimentaires), Sweep traitera ces informations avec le consentement préalable du Participant.
Partage des données personnelles
Les données personnelles du Participant sont partagées uniquement avec le personnel qui en a besoin pour les fins de traitement décrites ci-dessus.
Sweep peut partager certaines informations avec des organisations externes fournissant des services pour l’Événement. Les informations partagées ne seront utilisées que pour fournir le service requis et ne seront pas conservées par ces organisations externes après la conclusion de l’Événement.
Période de conservation des données
Sweep ne conservera les Données Personnelles que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour les besoins de la satisfaction de toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de reporting. Sweep peut conserver les données personnelles plus longtemps en cas de plainte ou si Sweep estime raisonnablement qu’il existe une perspective de litige concernant notre relation avec le Participant.
Pour plus d’informations, veuillez consulter la Politique de Traitement des Données Personnelles de Sweep publiée sur le site Web de Sweep, disponible ICI.
Applications tierces
Sweep peut travailler avec des fournisseurs d’applications pour événements tiers (« Application Événement ») et des plateformes de visioconférence telles que Zoom, permettant au Participant de voir les détails de l’Événement, de télécharger des guides, de réserver des sessions, de parcourir des cartes, des horaires et plus encore pour les événements de Sweep. Ces applications ou services tiers ne sont ni possédés ni gérés par Sweep. Le Participant doit se référer aux Conditions générales et à la Politique de Traitement des Données Personnelles de l’application et de la plateforme concernées avant de télécharger l’application et/ou d’utiliser le Service ou la Plateforme. Sweep n’accepte aucune responsabilité ni obligation pour les politiques de tiers ou l’utilisation par le Participant d’une application, plateforme ou service tiers.
Droits du participant
Le Participant dispose de droits en vertu du RGPD ou de toute loi applicable sur la protection des données. Certains des droits suivants peuvent ne pas être applicables selon la situation :
- Droit d’accès: Le Participant a le droit d’accéder aux informations sur les données personnelles que Sweep traite à son sujet.
- Droit de rectification: Le Participant a le droit de mettre à jour ou de corriger ses données personnelles. Sur demande du Participant, Sweep corrigera rapidement ses informations stockées de manière inexacte et/ou complétera les données personnelles incomplètes en incluant une déclaration supplémentaire fournie par le Participant.
- Droit à l’effacement/droit à l’oubli: Le Participant a le droit de demander la suppression définitive de ses informations personnelles. Le Participant peut faire une telle demande si le Participant estime que les données personnelles fournies ne sont plus nécessaires par rapport à l’objectif pour lequel les données personnelles ont été collectées ou autrement traitées.
- Droit de restreindre les activités de traitement: Le Participant a le droit de restreindre les activités de traitement de Sweep. Si le Participant choisit de restreindre les activités de traitement de Sweep concernant certaines données personnelles, le Participant pourrait ne pas être en mesure d’utiliser correctement le Site.
- Droit à la portabilité des données: Le Participant a le droit de transférer ses données personnelles, lorsque cela est possible.
- Droit d’opposition: Le Participant a le droit de s’opposer au traitement de ses données personnelles effectué sur la base des intérêts légitimes, tels que le marketing direct.
- Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée: Le Participant a le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques. Sweep et ses affiliés n’engagent actuellement pas ce type d’activité sur son site ou ses produits et services. Si le Participant n’est pas satisfait de la manière dont Sweep traite ses données personnelles, le Participant peut à tout moment contacter Sweep pour discuter de la question. Cependant, le Participant a toujours le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle (CNIL en France).
Contact
Pour exercer l’un de ses droits en vertu du RGPD ou de toute loi applicable sur la protection des données, révoquer tout consentement ou se désabonner de communications spécifiques, poser des questions ou faire des commentaires sur cet avis de Confidentialité, le Participant doit contacter Sweep :
- par courriel à privacy@sweep.net ou
- par courrier au 80 rue Isabelle Eberhardt, 34000 Montpellier.
Sweep répondra rapidement à toutes les demandes des personnes cherchant à exercer leurs droits décrits dans cette Politique de Traitement des Données Personnelles et conformément en matière de protection des données.